In diesem Artikel wird gezeigt, wie eine Eventvorlage angelegt, verwendet und mit anderen Teamkollegen geteilt wird.

Wir werden erklären, warum wir die Verwendung von Vorlagen empfehlen. Dann werden wir Ihnen zeigen, wie:

• Vorlagen angelegt werden, entweder von Grund auf oder von einem vorhandenen Event
• Vorlagen verwendet werden, um Events auszuführen
• Vorlagen mit einigen oder allen Teamkollegen geteilt werden

Warum sollten Vorlagen verwendet werden?

Wir empfehlen allen Scout-Anwendern, Vorlagen anzulegen, weil Sie dann nie mehr ein Event von Grund auf beginnen müssen.

Vorlagen haben zwei Hauptvorteile: 

1. Zeiteinsparung – Anhand von Vorlagen können Sie schnell und effizient mit wenigen Klicks Events anlegen, die Standardfragebögen, Preisblätter, Dateien usw. enthalten.
2. Qualitätssicherung – Vorlagen helfen Ihnen, Fehler bei Ihren RFX zu vermeiden, da exakte Kopien vorhandener Events angefertigt werden.

Sie konfigurieren eine Vorlage, teilen Sie mit den jeweiligen Teams und beginnen mit dem Sourcing!

Vorlagen anlegen

In Scout stellen Vorlagen eine Eventart dar, die nicht veröffentlicht aber stattdessen verwendet werden kann, um neue Eventfälle anzulegen.  

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Vorlage anzulegen: 

1. Anlegen einer Vorlage von Grund auf
2. Anlegen einer Vorlage von einem vorhandenen Event

 1. Anlegen einer Vorlage von Grund auf

1. Klicken Sie auf Ihrer Startseite die Schaltfläche Ein neues Sourcing-Event starten an:

2. Klicken Sie das Dropdown-Menü Event-Optionen in Abschnitt 1 des Events an, um es zu öffnen: 

3. Markieren Sie unter den Optionen das Feld Dies ist eine Vorlage. Dann legen Sie im Dropdown-Menü Vorlage teilen mit fest, wer diese Vorlage verwenden kann:

Sobald Sie das Vorlagen-Feld markiert haben, werden Sie feststellen, dass sich die Schaltflächen unten auf der Seite von RFP veröffentlichen in Event von Vorlage aus starten geändert haben:

2. Anlegen einer Vorlage von vorhandenen Events

2. Öffnen Sie Ihre Scout-Startseite
3. Wählen Sie ein Event und klicken Sie dann im Dropdown-Menü Optionen die Schaltfläche kopieren an:

3. Wenn sich das kopierte Event öffnet, befolgen Sie die oben stehenden Schritte, um das Vorlagen-Feld im Menü mit Event-Optionen für dieses neue Event zu markieren. Es wird dann automatisch zu seiner eigenen, neuen Vorlage.

Vorlagen teilen

Das Dropdown-Menü Vorlage teilen mit bietet Ihnen drei Optionen, um Ihre Vorlage mit anderen zu teilen:

1. Nur meine Interessenvertreter – Mit dieser Option teilen Sie eine Vorlage mit den Interessenvertretern, die in dieses Event eingeschlossen wurden. (Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Interessenvertreter eingeladen werden.)
2. Meine ganze Abteilung – Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Firma Abteilungen in Scout definiert hat. Wenn diese Option gewählt wird, haben alle Personen in Ihrer Abteilung Zugang zu der Vorlage, auch wenn sie auf der Vorlage nicht als Interessenvertreter aufgeführt sind. 
3. Meine ganze Firma – Bei Wahl dieser Option kann jeder Mitarbeiter in Ihrer Firma mit Scout-Zugriff Ihre Vorlagen verwenden. 

Interessenvertreter einladen oder Vorlage teilen

Möchten Sie, dass Ihre Teamkollegen die Vorlage bearbeiten können? Laden Sie sie auf der Vorlage als Interessenvertreter ein und erteilen Sie ihnen Lese-/Schreibrechte. Sie können dann die Vorlage selbst bearbeiten und Events von der Vorlage aus starten.

Möchten Sie, dass Ihre Teamkollegen die Vorlage verwenden können, ohne sie bearbeiten zu können? In diesem Fall müssen Sie die Option wählen, die Vorlage mit Ihrer Abteilung oder Firma zu teilen. Ihre Kollegen können dann Events von der Vorlage aus starten, ohne sie selbst bearbeiten zu können.

Verwendung von Vorlagen zur Ausführung von Events

Um ein Sourcing-Event von einer Vorlage aus zu starten, müssen Sie zuerst die entsprechende Vorlage im Vorlagen-Abschnitt auf Ihrer Scout-Startseite finden. Klicken Sie dann das Dropdown-Menü Optionen dieser Vorlage an und wählen Sie Event von Vorlage aus starten:

Daraufhin wird ein neues Sourcing-Event geöffnet, das genauso aussieht wie die gewählte Vorlage.

Hinweis: Sie können Beschreibungen, Antwortblätter und Arbeitsblätter, Dokumente u. a. in Ihre Vorlagen aufnehmen – sie werden alle in Ihr neues Event übertragen!

Sie möchten lieber ein Event aufbauen? Sehen Sie sich das Video-Tutorial Anlegen Ihres ersten Events in unserer Informationsbank an.