Die Mitteilungszentrale ist der Ort für die Kommunikation zu den RFx: Hier können Anbieter Fragen vorlegen, und das Sourcing-Team kann Antworten und andere Mitteilungen bekanntgeben.

Jedes RFx, das Sie in Scout ausführen, hat seine eigene Mitteilungszentrale. Nachstehend gehen wir auf die folgenden Punkte näher ein:

• Was ist die Mitteilungszentrale?
• Senden von Mitteilungen an Anbieter
• Zuweisung und Beantwortung von Anbieterfragen
• Schlusstermin für Anbieterfragen
• Benachrichtigungen der Mitteilungszentrale (E-Mail und Scout)

Was ist die Mitteilungszentrale?

Die Mitteilungszentrale ist der Ort für die Kommunikation zwischen dem/den Sourcing-Manager(n) und den Anbietern zu jedem RFx. Der Sourcing-Manager kann Mitteilungen an Anbieter schicken, und Anbieter können Fragen an den Sourcing-Manager schicken. 

Durch die Mitteilungszentrale wird es weitgehend überflüssig, mit Anbietern per E-Mail zu kommunizieren, weil Sie Folgendes tun können:

• Die Frage eines Anbieters direkt beantworten ODER die Antwort allen Anbietern mitteilen
• Mitteilungen an alle Anbieter schicken
• Anhänge zu Ihren Antworten und/oder Mitteilungen an Anbieter hochladen

Darüber hinaus können Sie den Schlusstermin für Anbieterfragen festlegen, wenn Sie die RFx zusammenstellen. Dann können Anbieter nach dem angegebenen Zeitpunkt keine neuen Fragen mehr vorlegen.

Wo befindet sich die Mitteilungszentrale?

Sie können die Mitteilungszentrale für jedes RFx vom RFx-Dashboard aus öffnen:

Senden von Mitteilungen an Anbieter

Möchten Sie Ihre Anbieter über neue Schlusstermine oder Anforderungen informieren? Von der Mitteilungszentrale aus können Sie schnell und effektiv eine Mitteilung an alle Anbieter schicken. 

Öffnen Sie dazu die Mitteilungszentrale und klicken Sie die Schaltfläche Eine neue Mitteilung an Anbieter schicken unten auf dem Bildschirm an:

Daraufhin erscheint ein Bereich, in dem Sie eine Mitteilung schreiben, alle notwendigen Dokumente anfügen und die Mitteilung an Ihre Anbieter schicken können – alles mit ein paar einfachen Klicks!

Beantwortung von Anbieterfragen

Wenn Sie über die Mitteilungszentrale eine Frage von einem Anbieter erhalten, können Sie:

• Die Frage selbst beantworten, oder
• Die Frage einem anderen Akteur zur Beantwortung zuweisen.

Sobald Sie oder Ihr Teamkollege die Frage beantwortet haben, können Sie:

• Die Antwort direkt zu dem Anbieter schicken, der die Frage gestellt hat, oder
• Frage und Antwort ALLEN Anbietern bekanntgeben.

Keine Sorge, allgemein bekanntgegebene Fragen und Antworten sind völlig anonym – andere Anbieter können nicht sehen, wer die Frage gestellt hat (auch nicht, wer aus Ihrem Team sie beantwortet hat). Das ist einfach eine praktische Art, hilfreiche Informationen zu einem RFx schnell und leicht mit allen Anbietern zu teilen!

Schlusstermin für Anbieterfragen

Wenn Sie ein RFx zusammenstellen, können Sie einen Schlusstermin für Anbieterfragen festlegen. Wenn ein Schlusstermin für Anbieterfragen gesetzt wird, können Anbieter nach diesem Zeitpunkt keine Fragen mehr vorlegen:

Benachrichtigungen der Mitteilungszentrale

Der Sourcing-Manager (und alle Akteure mit Lese-/Schreibzugriff) erhalten Benachrichtigungen der Mitteilungszentrale sowohl per E-Mail als auch über Scout, damit sichergestellt wird, dass sie die Aktivitäten der Mitteilungszentrale auch wirklich zur Kenntnis nehmen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Sourcing-Manager erhalten E-Mail-Benachrichtigungen zu Aktivitäten in der Mitteilungszentrale (z. B. eine Frage eines Anbieters, Beantwortung einer Frage durch einen Akteur usw.). E-Mail-Benachrichtigungen werden zweimal täglich verschickt, um die Anzahl der E-Mails, die an Ihre Anbieter und Interessenvertreter geschickt werden, auf einem vernünftigen Niveau zu halten.

Scout-Benachrichtigungen

Sie sehen Benachrichtigungen der Mitteilungszentrale auch, wenn Sie das RFx-Dashboard öffnen:

Hinweis: Diese Benachrichtigungen sind auch für alle Akteure sichtbar, damit die Kommunikation innerhalb Ihres Teams übersichtlich bleibt.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Fragen Interessenvertretern zugewiesen werden, können Sie sich den Artikel Zuweisung von Fragen an Interessenvertreter in unserer Informationsbank durchlesen.