Eine Herausforderung für jedes Sourcing-Projekt (und eines der Schlüsselelemente, um das Projekt termingemäß und im Rahmen des Budgets abzuschließen) besteht darin, klare Kommunikationskanäle beizubehalten.

Team-Chat ist eine gute Möglichkeit, direkt mit allen Beteiligten innerhalb eines Events zu kommunizieren, sie über das Projekt auf dem Laufenden zu halten und lange und verwirrende E-Mail-Ketten zwischen Teamkollegen zu vermeiden.

An dieser Stelle werden wir erörtern, wie Team-Chat gestartet wird und wie seine praktischen Merkmale und Funktionalitäten genutzt werden können!

Start von Team-Chat

Jedes RFX hat seinen eigenen Team-Chat. Um ihn zu starten, klicken Sie das Chat-Symbol in der Aktionsleiste unten auf dem Bildschirm innerhalb eines Events an:

Sie finden diesen Chat auf allen Event-spezifischen Seiten: auf der Event-Aufbauseite, dem Event-Dashboard und der Angebotsvergleichsseite des Events!

Merkmale und Funktionen

Das Team-Chat-Tool weist mehrere Merkmale auf, einschließlich:

• @mention Teamkollegen
• E-Mail-Benachrichtigungen
• Dateien anhängen
• Link zur Seite (wo Kommentare vorgenommen wurden)
• Kommentare entfernen

Im Folgenden werden wir uns diese Punkte einzeln ansehen.

@mention Teamkollegen

Mit einem @mention sorgen Sie für klare Kommunikation, indem Sie Ihre Kommentare an spezifische Akteure richten. Damit wird auch eine E-Mail-Benachrichtigung an den/die angegebenen Benutzer geschickt, durch die sie informiert werden, dass Sie einen Kommentar für sie hinterlassen haben!

Um ein @mention an einen Teamkollegen zu richten, geben Sie einfach das Symbol „@“ in das Textfeld ein, gefolgt vom Namen des/der Teamkollegen, an die Sie Ihren Kommentar richten möchten:

Sie können auch „@allstakeholders“ verwenden, um eine Benachrichtigung an alle am Event beteiligten Akteure zu schicken.

Hinweis: @mention kann nur für Akteure verwendet werden, die ihre E-Mail-Einladung zur Teilnahme am Event akzeptiert haben.

E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn ein @mention verwendet wird, erhalten die jeweiligen Empfänger eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Benachrichtigung sieht ungefähr so aus:

Wenn Sie diese E-Mail-Benachrichtigung erhalten, können Sie die grüne Schaltfläche „RFP anzeigen“ in der E-Mail anklicken, die Sie direkt zu der Seite bringt, auf der der Kommentar vorgenommen wurde!

 Dateien anhängen

Sie können schnell und einfach Dateien mit den anderen Akteuren innerhalb des Team-Chat des Events teilen. Um eine Datei an den Team-Chat anzuhängen, können Sie entweder:

1) Eine Datei im Kommentarfeld ablegen:

2) Oder die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“ unten anklicken, um eine Datei auf Ihrem Computer auszuwählen:

Link zur Seite

Wenn Sie einen Kommentar in den Team-Chat eingeben, wird dieser Kommentar mit einem Zeitstempel versehen UND es erscheint ein Link zu der Seite, auf der der Kommentar vorgenommen wurde:

Ihre Teamkollegen können den Link unter Ihrem Kommentar anklicken, um zu der Seite zu gelangen, auf der Sie waren – Sie brauchen keine Zeit mit Erklärungen zu verlieren, wo Sie waren!

Kommentar entfernen

Sie möchten einen Kommentar aus dem Team-Chat entfernen? Nichts leichter als das. Klicken Sie einfach das Mülleimersymbol neben Ihrem Kommentar an, und er verschwindet:

Hinweis: Sie können keine Kommentare von Teamkollegen entfernen, nur Ihre eigenen.