El Centro de Mensajes es el lugar perfecto para la comunicación en un RFx: un lugar donde las preguntas pueden ser presentadas por los proveedores, y las respuestas y otros mensajes pueden ser compartidos por el equipo de Adquisición y Compras.

Cada RFx que ejecutas en Scout tiene su propio Centro de Mensajes. Aquí, desglosaremos:

• ¿Qué es el Centro de mensajes?
• Envío de mensajes a proveedores
• Asignación y respuesta a preguntas para proveedores
• Plazo de la pregunta de proveedor
• Notificaciones del centro de mensajes (correo electrónico y Scout)

¿Qué es el Centro de Mensajes?

El Centro de mensajes es el lugar donde los Gerentes de Adquisición y los proveedores de cualquier RFx se comunican. El Gerente de Adquisición puede enviar mensajes a los proveedores, y los proveedores pueden enviar preguntas al Gerente de Adquisición.

El Centro de mensajes esencialmente elimina la necesidad de comunicarse con los proveedores por correo electrónico porque puede:

• Responder directamente a una pregunta del proveedor O compartir la respuesta con todos los proveedores
• Mandar un mismo mensajes a todos los proveedores
• Cargar adjuntos a sus respuestas y / o mensajes a los proveedores

Además, puede configurar la fecha límite de preguntas de proveedores cuando esté construyendo la RFx, lo que impide que los proveedores presenten nuevas preguntas después de la fecha y hora especificada.

¿Dónde está el Centro de Mensajes?

Open the Message Center for any RFx from your the RFx's Dashboard:

Sending Messages to Suppliers

Do you want to notify your suppliers of updated deadlines or requirements? You can quickly and efficiently send a message to all suppliers from the Message Center.

To do this, open the Message Center and click the Send a New Message to Suppliers button at the bottom of your screen:

This will expand a section where you'll be able to draft a message, attach any necessary documents, and send the message out to your suppliers - all in a few simple clicks!

Answering Questions for Suppliers

When a supplier submits a question to you via the Message Center, you can:

• Answer the question yourself, or
• Assign the question to a Stakeholder to answer.

Once you or your teammate has answered the question, you can:

• Send the answer directly to the supplier who asked it, or
• Share the question and answer with ALL suppliers.

Don't worry, shared Q&As are completely anonymous - other suppliers won't be able to see who asked the question (or see who specifically on your team answered it). It's just a great way to share helpful information with all suppliers on an RFx quickly and easily!

Supplier Question Deadline

You can choose to set a Supplier Question Deadline when you build an RFx. If a Supplier Question Deadline is set, suppliers will not be able to submit questions after that deadline:

Message Center Notifications

The Sourcing Manager (and any Read/Write stakeholders) receive Message Center Notifications via both email and Scout to ensure that they are aware of Message Center activity.

Email Notifications

Sourcing Managers will receive email notifications about activity in the Message Center (e.g. supplier sends a question, stakeholder answers a question, etc.). Email notifications are sent out in twice-daily intervals to keep the number of emails sent to your suppliers and stakeholders at an effective level.

Scout Notifications

You will also see Message Center notifications when you open the RFx's Dashboard:

Note: These notifications are also visible to your stakeholders, which helps to keep communication clear among your internal team.

If you'd like to learn more about assigning questions to stakeholders, read the Assigning Questions to Stakeholders article in our Knowledge Base.