Vous aimeriez que vos parties prenantes puissent commenter, noter et évaluer les soumissions d’offres ? Vous pouvez désormais demander à vos parties prenantes d’évaluer des soumissions d’offres à partir de sections et de questions que vous aurez élaborées. L’avis reçu de la part des parties prenantes vous aidera au moment d’attribuer l’offre au meilleur fournisseur!

Les évaluations vous permettent de:

• Collecter un jeu standardisé d’évaluations de la part de vos parties prenantes
• Définir les questions auxquelles les parties prenantes devront répondre
• Définir une échelle pour la notation numérique et pondérer les questions comme bon vous semble

Créer une évaluation

La création d’un événement est un processus au cours duquel vous avez la possibilité de créer une évaluation, dans la section 5 du concepteur d’appel d’offres, Créer une évaluation. Cliquez sur le bouton vert « Créer une évaluation » pour ouvrir le Concepteur d’évaluation :

Conception d’une évaluation

Cette procédure se déroule en trois étapes:

• Donner un titre aux sections de votre évaluation
• Créer des questions, y compris les questions de notation
• Pondérer les questions de notation et les sections

Note : Les questions de notation sont les seules questions à pouvoir être pondérées de manière individuelle. En outre, pour attribuer une pondération à une section de l’évaluation, celle-ci doit contenir au moins une question de notation. Enfin, si une de vos sections est entièrement composée de questions à réponse longue sans aucune question de notation, il ne vous est pas possible d’attribuer un pourcentage pondéré.

Donner un titre aux sections

Lorsque vous créez une évaluation, vous pouvez commencer en donnant un titre à vos sections et en ajoutant des descriptions :

Vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter une section » pour ajouter des sections supplémentaires:

Pour passer d’une section à l’autre, cliquez sur le bouton « Section » dans la barre d’action en bas de l’écran pour accéder au panneau latéral:

Note: le panneau latéral vous permet également de réorganiser facilement les sections.

Créer des questions

Vous vous souvenez du questionnaire que vous avez créé dans Scout? Eh bien les mêmes types de réponses sont proposés pour les évaluations. Vous pouvez imposer quatre types de réponse différents à vos parties prenantes – réponse courte, réponse longue, choix multiple et demande de document. Du reste, les évaluations comprennent aussi les questions de notation:

Les questions de notation sont les seules questions auxquelles vous pouvez assigner une pondération. Comme nous l’avons déjà dit, le fait d’ajouter une question de notation vous permet de choisir un pourcentage pondéré pour cette section. Une fois votre question terminée, cliquez sur le bouton vert « Ajouter à l’évaluation » :

Notation: ajoutez un score minimum et un score maximum et intégrez aussi un Détail de la note pour vos parties prenantes. Les options de notation sont personnalisables et vous pouvez ajouter des options de notation supplémentaires si besoin (c’est-à-dire : 1-5 ou 1-10).

Note: vous pouvez signaler des questions comme étant obligatoires, autoriser l’ajout de commentaires ou encore autoriser la note « sans objet » comme option.

Pondérer les questions de notation et les sections

Une fois que vous avez ajouté des questions de notation à votre évaluation, il vous faut donner à chaque question une pondération individuelle (pourcentage):

Note: la pondération totale doit être égale à 100%.

Vous souhaitez appliquer la même pondération à toutes vos questions de notation? Cliquez simplement sur le titre de la section puis cliquez sur « Appliquer des pondérations identiques » :

Procéder ainsi assigne une pondération identique à toutes les questions de notation présentes dans la section. Attention cependant, cette action a pour effet d’effacer toutes les pondérations précédemment assignées:

Il vous est ensuite demandé d’assigner une pondération individuelle à chaque section. Cliquez sur Sections dans la barre d’action, en bas de la page, pour assigner les pondérations dans le panneau latéral:

Pour assigner rapidement et facilement des pondérations identiques à vos sections, cliquez sur le bouton vert « Appliquer de manière égale » dans le panneau Sections :

Procéder ainsi assigne une pondération identique à toutes les sections de l’évaluation:

Note : la pondération totale des sections doit également être égale à 100 %.

Publier votre évaluation

Une fois votre événement publié, vous avez la possibilité de publier votre évaluation à partir du Tableau de bord de l’événement:

Quelques détails à noter:

• Définir une date d’échéance évaluation – Définir une date d’échéance vous permet à vous et à vos parties prenantes de rester organisés dans le cadre de l’attribution d’une offre.
• Visibilité évaluation – En COCHANT cette case, vous permettez (autorisation) à toutes les parties prenantes – quelles que soient leurs permissions sur l’événement – de voir la TOTALITÉ des résultats dans la page Comparaison évaluation.
• Statut – Vous aurez la possibilité de voir le statut de votre évaluation (c’est-à-dire : en cours d’ébauche, publiée) et la date et l’heure de la dernière mise à jour.

Note : Les parties prenantes n’ont pas accès à l’évaluation que vous avez élaborée tant que l’événement concerné n’a pas reçu au moins une offre.