Cet article vous permettra de découvrir comment créer, utiliser et partager un modèle d’événement.

Nous recommandons l’utilisation des modèles et nous vous expliquerons pourquoi avant de vous montrer comment :

• Créer des modèles, à partir de zéro OU à partir d’un événement qui existe déjà
• Utiliser des modèles pour lancer des événements
• Partager des modèles avec certains ou avec tous vos collègues

Pourquoi utiliser des modèles ?

Nous encourageons tous les utilisateurs de Scout à créer des modèles de manière à ne jamais avoir à initier un événement à partir de zéro.

Les modèles offrent deux avantages :

1. Gagner du temps – les modèles vous permettent de créer rapidement et efficacement des événements incluant de manière standard des questionnaires, des grilles tarifaires, des documents, etc. en seulement quelques clics.
2. Contrôle qualité – les modèles vous permettent de réduire le risque d’erreurs en tous genres dans vos demandes et appels d’offres en reproduisant des copies exactes d’événements existants.

Élaborez un modèle, communiquez-le aux équipes qui en ont besoin et commencez votre sourçage!

Créer des modèles

Les modèles dans Scout sont un type d’événement qui ne peut pas être publié mais qui, à la place, peut servir à la création de nouveaux événements.

Il existe deux manières de faire pour créer un modèle :

1. Créer un modèle à partir de zéro 
2. Créer un modèle à partir d’un événement existant

1. Créer un modèle à partir de zéro

1. Dans la page d’accueil, cliquez sur le bouton « Lancer un nouvel événement de sourçage»:

     2. Cliquez sur « Options événements » pour ouvrir le menu déroulant dans la section 1 de                 votre événement :

3. Le menu déroulant ouvert, cochez la case « Ceci est un modèle », puis utiliser le menu déroulant « Partager avec » pour sélectionner les personnes qui pourront utiliser ce modèle :

Une fois la case Modèle cochée, vous constaterez que les boutons en bas de la page ont changé. « Publier l’appel d’offres » est devenu « Lancer un événement à partir d’un modèle » :

Attention, cocher la case Modèle a pour effet de transférer automatiquement l’événement dans la section Modèles d’événement. Si vous souhaitez ramener l’événement dans la liste des événements, il vous suffit de décocher la case Modèle lorsque vous consultez le modèle d’événement.

2. Créer un modèle à partir d’événements existants

1. Ouvrez la page d’accueil de Scout
2. Sélectionnez un événement puis cliquez sur dupliquer dans son menu déroulant Options :

     3. L’événement dupliqué s’ouvre alors et il ne vous reste plus qu’à suivre les étapes décrites             plus haut pour cocher la case Modèle dans le menu Options de cet événement. Il                         deviendra alors un nouveau modèle à part entière.

Partager des modèles

Le menu déroulant Partager des modèles avec vous offre trois options de partage :

1. Uniquement les parties prenantes – utilisez cette option pour partager un modèle avec les parties prenantes qui prennent part à l’événement (cliquez ici pour découvrir comment inviter des parties prenantes).
2. Tout mon département – utilisez cette option si votre société a défini des départements dans Scout. Si vous la sélectionnez, tout le monde dans votre département pourra accéder à ce modèle, même ceux de vos collègues qui ne sont pas listés comme parties prenantes dans le modèle.
3. La totalité de ma société – utilisez cette option pour que tous les collègues dans votre société qui utilisent Scout puissent accéder à vos modèles.

Inviter des parties prenantes vs. Partager un modèle

Vous souhaitez que vos collègues puissent modifier un modèle précis ? Invitez-les comme parties prenantes sur ce modèle et donnez-leur ensuite des permissions lecture/écriture. Ils seront alors en mesure de modifier eux-mêmes ce modèle, mais aussi de lancer des événements à partir de ce modèle.

Vous souhaitez que vos collègues puissent utiliser un modèle précis sans pour autant pouvoir le modifier ? Pour ce faire, limitez-vous au partage du modèle avec votre département ou votre société. Vos collègues pourront alors lancer des événements à partir de ce modèle, mais ils ne pourront pas le modifier.

Utiliser des modèles pour lancer des événements

Pour lancer un événement de sourçage à partir d’un modèle, vous devez d’abord vous rendre dans la section Modèles sur la page d’accueil Scout pour définir le modèle que vous voulez utiliser. Cliquez ensuite sur le menu déroulant Options du modèle désiré puis cliquez sur lancer un événement à partir d’un modèle :

Vous lancerez ainsi un nouvel événement de sourçage qui suivra exactement les caractéristiques du modèle que vous avez sélectionné.

Note: n’hésitez pas à inclure des descriptions, des feuilles de réponse, des documents de travail, etc. dans vos modèles – tous ces éléments apparaîtront automatiquement dans votre nouvel événement!

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