Le Centre de messagerie, c’est un peu le quartier général des communications : c’est là que les fournisseurs soumettent leurs questions et que l’équipe sourçage y répond (et communique de manière générale).

Chaque communication que vous faites dans Scout dispose de son propre Centre de messagerie. Ici, nous explicitons :

• Ce qu’est le Centre de messagerie
• Comment envoyer des messages aux fournisseurs
• Comment assigner des questions aux fournisseurs et répondre à leurs questions
• Comment établir une date limite aux questions fournisseurs
• Ce que sont les notifications du Centre de messagerie (e-mail et Scout)

Qu’est-ce que le Centre de messagerie

Le centre de messagerie fait le lien entre le ou les responsables sourçage et les fournisseurs dans le cadre des différentes demandes. Le responsable sourçage peut envoyer des messages aux fournisseurs tandis que les fournisseurs peuvent envoyer des questions au responsable sourçage.

Dans la pratique, le Centre de messagerie supprime la nécessité d’une communication par e-mail avec les fournisseurs en permettant :

• De répondre directement à la question d’un fournisseur OU de transmettre cette réponse à tous les fournisseurs
• D’envoyer des messages à tous les fournisseurs
• D’ajouter des pièces jointes à vos questions et/ou à vos messages à destination des fournisseurs

Vous pouvez en outre définir la date limite aux questions des fournisseurs lorsque vous rédigez votre demande, ce qui donne aux fournisseurs la possibilité de vous poser de nouvelles questions après cette échéance.

Où se trouve le Centre de messagerie ?

Vous pouvez vous rendre dans le Centre de messagerie de n’importe quelle demande à partir du Tableau de bord de cette demande :

Envoyer des messages aux fournisseurs

Vous souhaitez avertir vos fournisseurs des mises à jour apportées à des échéances ou à des critères ? Vous pouvez envoyer rapidement et efficacement un message à tous les fournisseurs à partir du Centre de messagerie.

Pour ce faire, rendez-vous dans le Centre de messagerie et cliquez sur le bouton « Envoyer un nouveau message aux fournisseurs », en bas de votre écran :

Une nouvelle section apparaît alors, dans laquelle vous pouvez rédiger un message, joindre un document et envoyer votre message à tous vos fournisseurs… Le tout en seulement quelques clics !

Répondre aux questions des fournisseurs

Il arrive qu’un fournisseur vous pose une question via le Centre de messagerie. Vous pouvez alors :

• Répondre vous-même à la question, ou
• Adresser la question à une des parties prenantes pour qu’elle y réponde.

Une fois que vous ou un de vos collègues avez répondu à la question :

• Vous pouvez envoyer la réponse directement au fournisseur qui a posé la question, ou
• Vous pouvez communiquer la question et la réponse à TOUS les fournisseurs.

Pas d’inquiétude à avoir, les Q&R sont entièrement anonymes – les autres fournisseurs ne pourront pas savoir qui est l’auteur d’une question (ni voir qui y a répondu spécifiquement).

Pour aller plus loin, si un fournisseur soumet une question que vous trouvez pertinente pour tous les fournisseurs, vous pouvez rédiger une réponse puis cliquer sur le bouton « Envoyer à tous les fournisseurs ». Ce faisant, vous communiquez la question et sa réponse à TOUS les fournisseurs. Les autres fournisseurs ne peuvent que voir l’ensemble question-réponse, ils ne peuvent pas savoir de qui cet ensemble provient à moins que la question d’origine ne soit accompagnée d’un contexte susceptible de révéler l’identité du fournisseur qui l’a posée.

Si un de vos collaborateurs pose une excellente question dans un message où apparaît son nom mais que vous souhaitez tout de même la communiquer à tous les fournisseurs, il vous suffit de cliquer sur le message et d’en retirer le nom. En tant que responsable sourçage, vous êtes parfaitement habilité à modifier les questions avant d’y répondre et de les envoyer via Scout.

Le fait de transmettre à tous les fournisseur une question posée par l’un d’eux est un excellent moyen de partager rapidement et facilement des informations importantes concernant une demande précise.

Date limite aux questions fournisseurs

Vous pouvez définir une date limite aux questions des fournisseurs lorsque vous élaborez une demande. Les fournisseurs n’ont plus la possibilité de soumettre des questions une fois que cette date limite a été dépassée.

Note : nous sommes conscients qu’il y a des situations dans lesquelles les responsables sourçage préfèrent maintenir le Centre de messagerie ouvert après la fin d’un événement. Si vous souhaitez ouvrir le Centre de messagerie pour continuer à recevoir des questions de la part de vos fournisseurs après la fermeture d’un événement, vous devez prendre contact avec l’équipe assistance de Scout pour en prolonger ou retirer la date limite des questions fournisseurs.

Notifications du Centre de messagerie

Les responsables sourçage (et toutes les parties prenantes qui ont une permission lecture/écriture) reçoivent les notifications du Centre de messagerie à la fois sur leur adresse e-mail et dans Scout, afin de s’assurer qu’ils sont bien avertis en cas d’activité dans le Centre de messagerie.

Notifications e-mail

Les responsables sourçage reçoivent des notifications sur l’activité dans le Centre de messagerie (ex. : lorsqu’un fournisseur envoie une question, lorsqu’une partie prenante répond, etc.). Les notifications e-mails sont envoyées deux fois par jour, afin de ne pas submerger vos fournisseurs et vos parties prenantes.

Notifications Scout

Vous pouvez également consulter les notifications du Centre de messagerie en ouvrant le Tableau de bord de la demande :

Note : vos parties prenantes peuvent également voir ces notifications, ce qui aide à