Maintenir des canaux de communication clairs est l’un des défis communs à tous les projets de sourçage (et un aspect crucial pour un projet rendu dans les temps et sans dépassement de budget).

Le Chat d’équipe est un excellent moyen pour communiquer directement avec vos parties prenantes au cours d’un événement. Il vous permet de garder tout le monde au courant des développements et de l’actualité du projet, mais aussi d’éliminer les longues chaînes d’e-mails entre collaborateurs, parfois fastidieuses à lire.

Ici, nous verrons comment ouvrir le Chat d’équipe et comment tirer au mieux profit des fonctionnalités qu’il propose !

Ouvrir le chat d’équipe

Chaque demande dispose de son propre Chat d’équipe. Vous pouvez l’ouvrir en cliquant sur l’icône de chat dans la barre d’action, en bas à gauche de la fenêtre d’un événement :

Vous trouverez ce chat dans toutes les pages d’un événement précis : la page de conception d’un événement, le Tableau de bord de cet événement, et la page de comparaison des offres d’un événement !

Fonctionnalités et fonctions

Le Chat d’équipe propose plusieurs fonctionnalités, dont :

• @mention équipiers
• Notifications e-mail
• Joindre des documents
• Lien vers une page (où des commentaires ont été laissés)
• Retirer des commentaires

Voyons chacune de ces fonctionnalités plus en détails.

@mention équipiers

Utilisez la fonction @mention pour clarifier vos communications en adressant directement vos commentaires à une ou plusieurs parties prenantes spécifiques. Cela aura également pour effet d’envoyer un e-mail de notification aux utilisateurs spécifiés, afin de les avertir du commentaire que vous leur avez laissé !

Pour utiliser cette fonction, tapez simplement le symbole « @ » dans la boîte de texte puis ajoutez sans espace le ou les noms des collègues à qui vous souhaitez adresser votre commentaire :

Vous pouvez également utiliser la fonction « @allstakeholders » pour envoyer une notification à toutes les parties prenantes de l’événement.

Note : la fonction @mention ne peut être utilisée qu’avec les parties prenantes qui ont reçu et accepté une invitation à participer à l’événement.

Notifications e-mail

Lorsque vous utilisez la fonction @mention, le ou les destinataires spécifiés reçoivent automatiquement une notification par e-mail. Cette notification prend la forme suivante :

Si vous recevez cette notification e-mail, vous pouvez cliquer sur le bouton « Voir l’appel d’offres » dans l’e-mail, qui vous redirigera ensuite directement sur la page d’où provient la notification !

Joindre des documents

Le Chat d’équipe d’un événement vous permet de partager rapidement et facilement des documents avec les parties prenantes de cet événement. Pour joindre un document au Chat d’équipe, vous pouvez soit :

• Effectuer un glisser-déposer avec un document dans l’espace de texte :

• Soit cliquer sur le bouton « Ajouter un document » en bas pour sélectionner un document à partir de votre ordinateur :

Lien vers une page

Lorsque vous tapez un commentaire dans le Chat d’équipe, ce commentaire reçoit un horodatage ET un lien vers la page sur laquelle vous avez tapé votre commentaire :

Vos collègues peuvent dès lors cliquer sur le lien en dessous de votre commentaire pour se rendre sur votre page – plus besoin de perdre du temps en explications laborieuses !

Retirer des commentaires

Vous souhaitez retirer votre commentaire du Chat d’équipe ? Facile : il vous suffit de cliquer sur l’icône de corbeille à côté de votre commentaire pour le faire disparaître :

Note : vous ne pouvez pas supprimer le commentaire d’un collègue. Uniquement les vôtres.