Центр сообщений – это место для информационного взаимодействия по RFx-запросам, здесь поставщики могут задать вопросы, а служба снабжения может поделиться ответами и другими сообщениями.

Каждый RFx-запрос в Scout располагает своим собственным центром сообщений. Ниже мы объясняем все подробно:

• Что такое центр сообщений?
• Отправка сообщений поставщикам
• Перенаправление вопросов и ответы на вопросы поставщиков
• Крайний срок отправки вопросов для поставщиков
• Уведомления центра сообщений (электронная почта и Scout)

Центр сообщений – это коммуникационная линия между менеджером (или менеджерами) по снабжению и поставщиками в рамках заданного RFx-запроса. Менеджер по снабжению может посылать сообщения поставщикам, и поставщики могут посылать вопросы менеджеру по снабжению.

Благодаря центру сообщений снимается необходимость в общении с поставщиками по электронной почте, так как вы можете:

• Непосредственно ответить на вопрос поставщика ИЛИ поделиться ответом со всеми поставщиками
• Отправить сообщения всем поставщикам
• Загрузить вложения в свой ответ и/или сообщение поставщикам

Кроме того, вы можете назначить Крайний срок отправки вопросов для поставщиков при создании RFx-запроса, что позволяет избежать вопросов от поставщиков после определенной даты и определенного времени.

 Где находится центр сообщений?

Вы можете открыть центр сообщений для любого RFx-запроса на приборной панели RFx-запроса:

Отправка сообщений поставщикам

Вы хотите уведомить своих поставщиков об изменении сроков или требований? Вы можете быстро и эффективно разослать сообщение всем поставщикам через центр сообщений.

Для этого откройте центр сообщений и нажмите на кнопку Отослать новое сообщение поставщикам в нижней части экрана:

Это приведет к развертыванию раздела, где вы сможете создать черновик сообщения, присоединить любые необходимые документы и отослать сообщение всем вашим поставщикам – и все это в несколько щелчков мышью!

Ответы на вопросы поставщиков

Когда поставщик задает вам вопрос через центр сообщений, вы можете:

• Самостоятельно ответить на вопрос или же
• Перенаправить вопрос другому участнику проекта для ответа.

После того, как вы или другой участник проекта ответили на вопрос, вы можете:

• Отослать ответ непосредственно тому поставщику, который задал вам вопрос, или
• Поделиться вопросом и ответом со ВСЕМИ поставщиками.

Не беспокойтесь, вопросы и ответы, которыми вы делитесь, полностью анонимны – другие поставщики не смогут увидеть, кто задал вопрос (а также кто конкретно из ваших сотрудников ответил на него).

Давайте еще уточним: если поставщик задал вам вопрос, который, по вашему мнению, затрагивает всех поставщиков, у вас есть возможность набрать ответ и нажать на кнопку Отослать всем поставщикам. Этим действием Вы делитесь вопросом со ВСЕМИ поставщиками. При условии, что в заданном изначально вопросе нет указания на личность поставщика, задавшего его, другие поставщики увидят вопрос, но не будут знать, кто задал его.

Если кто-то задал отличный вопрос, которым вы хотите поделиться с другими поставщиками, но при этом в тексте вопроса содержится имя задавшего вопрос, вы можете просто нажать на окно с текстом и убрать имя. В качестве менеджера по снабжению вы обладаете полным правом редактирования вопроса перед написанием ответа и отправкой его через Scout. 

Делясь вопросами, заданными одним из поставщиков, с другими поставщиками, вы делитесь с ними ценной информацией по поводу RFx-запроса быстро и просто!

Крайний срок отправки вопросов для поставщиков

При создании RFx-запроса вы можете установить крайний срок отправки вопросов для поставщиков. Если установлен крайний срок отправки вопросов для поставщиков, поставщики не смогут отправлять вопросы после наступления этого крайнего срока:

Примечание: мы понимаем, что бывают случаи, когда менеджер по снабжению предпочитает оставить центр сообщений открытым, после того как событие завершено. Если вы хотите открыть центр сообщений и получать вопросы от ваших поставщиков, после того как событие завершено, вы можете связаться со Службой поддержки Scout, чтобы продлить или убрать Крайний срок отправки вопросов для поставщиков для вашего завершенного события.

Уведомления центра сообщений

Менеджер по снабжению (и любой из читающих/пишущих участников проекта) получает уведомления от центра сообщений по электронной почте и через Scout, чтобы точно быть в курсе того, что происходит в центре сообщений.

Уведомления по электронной почте

Менеджеры по снабжению будут получать уведомления по электронной почте о том, что происходит в центре сообщений (т.е. когда поставщик задаст вопрос, участник проекта ответит на него и т. п.). Уведомления по электронной почте посылаются два раза в день, чтобы число электронных сообщений, посылаемых участникам проекта и поставщикам, было на результативном уровне.

Уведомления в Scout

Вы также будете видеть уведомления центра сообщений, когда открываете свою приборную панель RFx-запроса:

Примечание: эти уведомления также видны другим участникам проекта, что облегчает процесс коммуникации внутри команды.